Уповноважена особа Національного банку, банків, зазначених у підпунктах 2-8 пункту 4 розділу I цих Правил, або ФГВФО разом із відповідальною особою ГДА Національного банку перед прийманням-передаванням документів (справ) на архівне зберігання до ГДА Національного банку проводять перевірку фізичного та санітарно-гігієнічного стану документів (справ).
Інформацію про пошкодження, виявлені під час перевіряння документів (справ), зазначають в акті про приймання-передавання документів (справ) на архівне зберігання до ГДА Національного банку в колонці “Примітки” (додаток 2).
Уповноважена особа Національного банку, банків, зазначених у підпунктах 2-8 пункту 4 розділу I цих Правил, або ФГВФО усуває виявлені пошкодження документів (справ).