Разом із документами (справами) до ГДА Національного банку передаються три примірники опису справ постійного зберігання. Четверті примірники описів справ залишаються в архівних підрозділах Національного банку, банків, зазначених у підпунктах 2-8 пункту 4 розділу I цих Правил.
З документами (справами) тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) до ГДА Національного банку передаються по два примірники описів справ.
Описи справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання передаються в одному примірнику.
Національний банк, банки, зазначені в підпунктах 2-8 пункту 4 розділу I цих Правил, під час першого передавання документів (справ) до ГДА Національного банку разом із документами (справами) передають на постійне зберігання історичну довідку, яка містить відомості з історії банків (у хронологічній послідовності подаються відомості про розпорядчі акти щодо створення, реорганізації та ліквідації, крайні дати діяльності, функції, зміни в найменуванні та формі власності), зміст і характеристику документів, що внесені до описів справ, з урахуванням вимог глави 6 розділу XI Правил № 1000/5.
Національний банк, банки, зазначені в підпунктах 2-8 пункту 4 розділу I цих Правил, під час наступного передавання до ГДА Національного банку документів (справ) передають доповнення до історичної довідки з відомостями про зміни, що відбулися в назві, формі власності, функціях, організаційній структурі банку, складі документів, що внесені до описів справ.
Кількість примірників історичної довідки (доповнення до історичної довідки) повинна відповідати кількості примірників опису справ постійного зберігання.
До описів справ постійного зберігання, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) складається передмова, що є елементом довідкового апарату до описів справ.