Номери документів (справ) та причини їх відсутності зазначають в акті про приймання-передавання документів (справ) на архівне зберігання до Національного банку в графі “Примітки” (додаток 1). До акта додається письмове пояснення уповноваженої особи банку, що припиняє банківську діяльність, та зазначається в підсумковому записі до кожного опису фактична кількість документів (справ), що є в наявності.