Уповноважена особа банку, що припиняє банківську діяльність, разом із відповідальною особою за ведення архівної справи в Національному банку перед прийманням-передаванням документів (справ) на архівне зберігання до Національного банку проводять перевірку фізичного та санітарно-гігієнічного стану документів (справ). Інформацію про пошкодження, виявлені під час перевіряння документів (справ), зазначають в акті про приймання-передавання документів (справ) на архівне зберігання до Національного банку в графі “Примітки” (додаток 1).
Уповноважена особа банку, що припиняє банківську діяльність, усуває виявлені пошкодження документів (справ).