Міноборони у разі звернення резидента Дефенс Сіті та за потреби може ініціювати проведення узгоджувальних нарад з обласними держадміністраціями (військовими адміністраціями), юрисдикція яких поширюється на територію області, обраної резидентом Дефенс Сіті для здійснення релокації, із залученням резидента Дефенс Сіті, органів місцевого самоврядування та інших заінтересованих суб’єктів для врегулювання питань, пов’язаних із його релокацією. За результатами такої наради складається протокол, у якому фіксуються узгоджені рішення.