На кожного засудженого військовослужбовця після поставлення на облік у військовій частині оформлюється особова справа військовослужбовця, звільненого від відбування покарання з випробуванням (додаток 2), яка реєструється в журналі обліку особових справ військовослужбовців, звільнених від відбування покарання з випробуванням (додаток 3), сторінки якого прошнуровуються, пронумеровуються і скріплюються печаткою підрозділу документального забезпечення та контролю військової частини. Особова справа зберігається в кадровому підрозділі військової частини.
До особової справи долучаються:
вирок суду, яким військовослужбовця засуджено за вчинення кримінального правопорушення та звільнено від відбування покарання з випробуванням;
аркуш ознайомлення засудженого військовослужбовця з порядком виконання обов’язків, покладених на нього судом, кримінальною, адміністративною та дисциплінарною відповідальністю за порушення встановлених вимог;
індивідуальний план роботи із засудженим військовослужбовцем, у якому передбачається здійснення контрольних, соціально-виховних заходів, надання за потреби консультативної та психологічної допомоги;
документи, що підтверджують здійснення нагляду за засудженим військовослужбовцем (рапорти, пояснення, аркуші індивідуально-профілактичних бесід);
документи, що підтверджують виконання або невиконання засудженим військовослужбовцем обов’язків, покладених на нього судом;
інформація про вчинені засудженим військовослужбовцем правопорушення та застосовані до нього дисциплінарні стягнення;
інші документи (за потреби).