Підставою для поставлення засудженого військовослужбовця на облік у військовій частині є вирок суду, що набрав законної сили, який надійшов на адресу військової частини.
У разі якщо копія вироку суду до військової частини не надійшла, проте командирові військової частини стало відомо про винесення судом вироку, що набрав законної сили, яким підлеглого військовослужбовця засуджено та звільнено від відбування покарання з випробуванням, командир військової частини звертається до відповідного суду з метою отримання копії такого вироку.
У разі надходження до військової частини копії вироку суду про засудження та звільнення від відбування покарання з випробуванням військовослужбовця, якого переміщено до нового місця служби, командир військової частини у триденний строк письмово повідомляє про це суд, який виніс вирок, уповноважений орган з питань пробації, від якого надійшов вирок суду, а також командира військової частини, до якої переміщено засудженого військовослужбовця, та надсилає на її адресу копію вироку суду. У такому разі засуджений військовослужбовець підлягає поставленню на облік за новим місцем проходження служби. Командир військової частини, до якої вибув для подальшого проходження військової служби засуджений військовослужбовець, у триденний строк після отримання копії вироку суду надсилає письмове повідомлення до суду, який виніс вирок, про поставлення військовослужбовця на облік.
У разі відсутності на службі без поважних причин засудженого військовослужбовця командир військової частини вживає заходів щодо встановлення причин його відсутності та організовує його розшук.