У книгах обліку для кожного зразка озброєння відводиться одна чи декілька сторінок. Початкові записи про залишки зразків озброєння здійснюються на підставі даних попередніх книг та карток обліку, а також матеріалів інвентаризації матеріальних цінностей.
Подальші записи у книгах та картках обліку озброєння здійснюються на підставі дійсних та належно оформлених облікових документів.