Передача документів, що потребують перекладу, уповноваженому представнику залученої спеціалізованої установи здійснюється працівником відділу на підставі рапорту замовника перекладу документа, погодженого з керівником відповідного самостійного структурного підрозділу Генеральної прокуратури України.
Зазначений рапорт передається до Департаменту міжнародно-правового співробітництва відповідно до Інструкції та обов'язково повинен містити такі відомості: номер і дата договору, на підставі якого здійснюється переклад залученою спеціалізованою установою, мова перекладу, посада, прізвище та ініціали замовника і його контактна інформація (додаток 2).