Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, подається на погодження до відповідного державного архіву (архівного відділу) одночасно з описами справ постійного зберігання, з кадрових питань (особового складу). Перший примірник погодженого і затвердженого акта передається до відповідного державного архіву (архівного відділу), другий - залишається в установі.