До введення особливого періоду служба діловодства, архівний підрозділ, режимно-секретний орган, інші структурні підрозділи установи готують проекти таких документів:
описи справ постійного зберігання, що підлягають передаванню до державних архівів (архівних відділів);
описи секретних справ і документів постійного зберігання, що підлягають передаванню до державних архівів;
описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання, що вивозяться до місць евакуації;
описи справ з кадрових питань (особового складу), що вивозяться до місць евакуації;
акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ;
акти про вилучення для знищення матеріальних носіїв секретної інформації;
описи матеріальних носіїв секретної інформації, що підлягають вивезенню до місць евакуації.