З метою забезпечення постійної готовності для розгортання роботи в умовах особливого періоду кожна установа (служба діловодства, архівний підрозділ, режимно-секретний орган, інший структурний підрозділ, визначений керівником) розробляє документи, що затверджуються її керівником, а саме:
1) переліки справ (документів), що:
передаються для зберігання до державних архівів (архівних відділів);
вивозяться до місць евакуації;
знищуються;
залишаються на місці;
2) списки працівників, відповідальних за організацію та виконання заходів із підготовки та передавання справ (документів) до відповідного державного архіву (архівного відділу), вивезення до місць евакуації, за облік і зберігання справ (документів), а також їх знищення;
3) порядок транспортування справ (документів) до державного архіву (архівного відділу), до місць евакуації;
4) порядок забезпечення охорони документів під час їх підготовки до транспортування та під час транспортування;
5) порядок черговості вивезення документів до місць евакуації.
За наявності режимно-секретного органу або режимно-секретної діяльності розробляються документи відповідно до Порядку організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 грудня 2013 року № 939 (далі - Порядок забезпечення режиму секретності).