Кожному запиту на інформацію присвоюються відповідний реєстраційний індекс та дата реєстрації. Реєстраційний індекс запиту на інформацію складається з частин, що відокремлюються одна від одної тире.
Реєстраційний індекс запиту на інформацію має дві обов’язкові частини (наприклад, ПІ-12, де ПІ - ознака виду документа, 12 - порядковий реєстраційний номер, що формується під час реєстрації запиту у Журналі). Реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначеннями, що забезпечують систематизацію, пошук та аналіз запитів на інформацію.
Реєстраційний індекс та дата реєстрації запитів на інформацію проставляються за допомогою реєстраційного штампа в нижньому правому куті або іншому вільному від тексту місці першої сторінки документа, крім місця, призначеного для підшивання.
Усе листування щодо запитів на інформацію ведеться за індексами, присвоєними під час реєстрації.