На підготовчому етапі проводиться інвентаризація об'єктів у загальному порядку, встановленому законодавством про бухгалтерський облік: для бюджетних установ та організацій - Інструкцією з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затвердженою наказом Головного управління Державного казначейства Міністерства фінансів України від 30 жовтня 1998 року N 90 ( z0728-98 ), зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 16 листопада 1998 року за N 728/3168 (далі - наказ Держказначейства N 90), для інших підприємств - Інструкцією по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 11 серпня 1994 року N 69 ( z0202-94 ), зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 26 серпня 1994 року за N 202/412, з урахуванням таких особливостей:
1) орган, уповноважений управляти державним майном, видає наказ про проведення інвентаризації, відповідно до якого підприємством утворюється комісія з інвентаризації та оцінки об'єктів (далі - комісія), до складу якої входить керівник підприємства, що є головою комісії. У разі потреби до роботи комісії можуть залучатися компетентні фахівці підприємств, установ, організацій, які входять до сфери управління органу, уповноваженого управляти державним майном, а також фахівці закладів, що входять до державної системи правової охорони інтелектуальної власності, відповідно до їх спеціалізації за їх згодою.
Інвентаризація проводиться на дату, визначену органом, уповноваженим управляти державним майном. Дата інвентаризації є останнє число місяця, що передує місяцю, в якому проводиться інвентаризація. Дата інвентаризації збігається з датою оцінки і затверджується наказом керівника підприємства;
2) проведення комісією інвентаризації об'єктів, під час якої перевіряється фактична наявність об'єктів, які відповідно до даних бухгалтерського обліку використовуються у господарській діяльності підприємства або зберігаються на підприємстві, та виявляються об'єкти, які не відображені в бухгалтерському обліку.
Під час інвентаризації проводиться обстеження та ідентифікація об'єктів, під час яких комісія перевіряє або виявляє наявність матеріальних носіїв відповідних об'єктів, якими можуть бути дискета, аудіо-, відеокасета та інше, документів, які є підставою для оприбуткування об'єкта, документів, які засвідчують правомірне набуття права власності, інших документів. До таких документів належать:
патент (деклараційний патент) - для винаходів, корисних моделей, промислових зразків, сортів рослин, порід тварин;
авторське свідоцтво СРСР на винахід (у тому випадку, якщо не закінчився 20-річний строк дії авторського свідоцтва від дати подання заявки на винахід);
свідоцтво - для торговельних марок (знаків для товарів і послуг), компонування (топографії) інтегральних мікросхем;
договір на створення за замовленням і використання об'єкта;
договір про передання виключних майнових прав інтелектуальної власності;
інші договори щодо розпорядження майновими правами інтелектуальної власності (за наявності);
виписка з відповідних державних реєстрів;
акт приймання-передачі прав на об'єкт;
рішення органів державної влади, прийняті стосовно об'єктів;
інші документи, які пов'язані з ідентифікацією прав на об'єкти (за наявності).
Під час ідентифікації також перевіряється відповідність процедури зарахування об'єктів на бухгалтерський облік вимогам, установленим:
для бюджетних установ - Інструкцією з обліку необоротних активів бюджетних установ, затвердженою наказом Державного казначейства України від 17 липня 2000 року N 64 ( z0459-00 ), зареєстрованою у Міністерстві юстиції України 31 липня 2000 року за N 459/4680 (із змінами);
для інших підприємств, установ, організацій, господарських товариств, об'єднань - Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 8 "Нематеріальні активи", затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 18 жовтня 1999 року N 242 ( z0750-99 ), зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 2 листопада 1999 року за N 750/4043, та іншими нормативно-правовими актами Міністерства фінансів України, які регулюють питання зарахування на бухгалтерський облік нематеріальних активів, зокрема, об'єктів права інтелектуальної власності.
Проведення інвентаризації та оцінки об'єктів, що містять секретну інформацію, проводиться з дотриманням вимог Закону України "Про державну таємницю" ( 3855-12 ).
За результатами інвентаризації складаються інвентаризаційні описи для об'єктів, відображених та не відображених у бухгалтерському обліку. При цьому комісією обов'язково аналізується строк корисного використання кожного об'єкта чи групи однотипних за призначенням та умовами використання об'єктів (місяці) і вивчається питання стосовно ймовірності надходження (отримання) економічних вигід від їх використання.
Інформація про об'єкти, які не відображені в бухгалтерському обліку або дані інвентаризаційних описів яких не відповідають даним бухгалтерського обліку, заноситься до звіряльної відомості.
Інвентаризаційні описи, звіряльні відомості та інші матеріали інвентаризації складаються за встановленою формою відповідно до вимог наказу Держказначейства N 90 ( z0728-98 ) (для бюджетних установ та організацій) та Порядку застосування типових форм первинного обліку об'єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 22 листопада 2004 року N 732 ( z1580-04 ), зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 14 грудня 2004 року за N 1580/10179 (далі - наказ Мінфіну N 732) (для інших підприємств), і є невід'ємною частиною протоколу засідання інвентаризаційної комісії. У разі прийняття комісією рішення щодо відсутності на дату оцінки ймовірності надходження (отримання) економічних вигід від використання об'єкта, але існування такої ймовірності в майбутньому, у графі "Строк корисного використання" Інвентаризаційного опису нематеріальних активів, форма якого затверджена наказом Держказначейства N 90, або Інвентаризаційного опису об'єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів N_____, форма якого затверджена наказом Мінфіну N 732, зазначається відповідна інформація;
3) складання комісією за результатами інвентаризації протоколу засідання комісії і затвердження його керівником підприємства.
Методи та порядок проведення оцінки