У разі створення замовлення на формування реєстраційних номерів документів про фахову передвищу освіту з перевищенням ліцензованого обсягу та/або після закінчення терміну дії сертифікатів про акредитацію відповідальна особа закладу фахової передвищої військової освіти (закладу фахової передвищої спеціалізованої військової освіти), закладу фахової передвищої освіти із специфічними умовами навчання, вищого військового навчального закладу (закладу вищої освіти із специфічними умовами навчання) додатково обґрунтовує причини зазначених порушень із наданням інформації і сканованих копій документів (за наявності), які це засвідчують, з накладенням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису керівника або уповноваженої ним особи, а також посилання на відповідні ліцензії на провадження освітньої діяльності та/або сертифікати про акредитацію, що містяться в ЄДЕБО.
Обробка в ЄДЕБО замовлень на формування реєстраційних номерів документів про фахову передвищу освіту, створених з перевищенням ліцензованого обсягу та/або після закінчення терміну дії сертифікатів про акредитацію, або з порушенням встановленого строку більше ніж на 30 календарних днів, здійснюється з дозволу розпорядника ЄДЕБО, сформованого в ЄДЕБО, з накладенням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису відповідального працівника розпорядника ЄДЕБО за результатами розгляду причин такого порушення.