Облік підконтрольних речовин, навчальних і контрольних зразків в уповноваженому органі ведеться в журналі обліку наркотичних засобів і психотропних речовин, що використовуються під час дресирування службових собак для їх розшуку (далі - журнал обліку підконтрольних речовин), за формою, зазначеною в додатку 5 до Порядку використання підконтрольних речовин для дресирування собак.
Облік навчальних зразків у структурних підрозділах органу ведеться в журналі обліку відпуску та повернення навчальних зразків наркотичних засобів (психотропних речовин), що використовуються для дресирування службових собак (далі - журнал обліку навчальних зразків), за формою, зазначеною в додатку 6 до Порядку використання підконтрольних речовин для дресирування собак.
Зазначені журнали реєструються у відділенні документального забезпечення штабу уповноваженого органу. Сторінки журналів обліку пронумеровують, прошнуровують і засвідчують підписом начальника уповноваженого органу та скріплюють печаткою цього органу. Унесення недостовірних відомостей до журналів забороняється. У разі допущення граматичних або технічних помилок їх виправляють. Виправлення засвідчують підписом начальника уповноваженого органу.