Відомості включаються до Єдиного реєстру обладнання на підставі заяви та копій документів, що підтверджують ввезення обладнання на митну територію України або право власності на обладнання/користування обладнанням, які подаються власником або імпортером такого обладнання чи уповноваженою ними особою (далі - власник обладнання) або суб’єктом господарювання - резидентом, якому власник передає обладнання у користування (далі - користувач обладнання).
Для реєстрації обладнання у Єдиному реєстрі обладнання або внесення змін до відомостей, або виключення відомостей, що містяться в Єдиному реєстрі обладнання, власник обладнання/користувач обладнання подає відповідну заяву за формою, затвердженою Мінфіном.
Заяви про реєстрацію обладнання в Єдиному реєстрі обладнання, про внесення змін до відомостей, про виключення відомостей, що містяться в Єдиному реєстрі обладнання, подаються власником обладнання/ користувачем обладнання в порядку та строки, що визначені статтею 2 - 1 Закону України “Про державне регулювання виробництва і обігу спирту етилового, спиртових дистилятів, алкогольних напоїв, тютюнових виробів, рідин, що використовуються в електронних сигаретах, та пального”.
Власники обладнання/користувачі обладнання, яке на дату початку функціонування Єдиного реєстру обладнання перебуває у їх власності/ користуванні, подають заяву про реєстрацію такого обладнання в Єдиному реєстрі обладнання протягом 10 календарних днів з дня початку його функціонування.