Реєстрова інформація формується створювачем в електронній формі у форматі Microsoft Excel з розширенням xlsx в один файл (робочу книгу). Назва файлу (робочої книги) складається з коду згідно з ЄДРПОУ створювача та дати заповнення форми. Кожен аркуш файлу (робочої книги) повинен відповідати окремій системі.
Файл (робоча книга) повинен містити дані про системи державного органу, а також про системи підприємств, установ і організацій, що належать до сфери його управління.
Файл (робоча книга) підписується кваліфікованим електронним підписом створювача.