Держателем Реєстру є Адміністрація судноплавства, яка збирає, веде облік, узагальнює, систематизує, аналізує та проводить перевірку відомостей, що подаються річковим портом (терміналом) або власником (балансоутримувачем) відповідного об’єкта інфраструктури внутрішнього водного транспорту (далі - декларант), вносить відомості до Реєстру та/або виключає відомості з Реєстру, а також вносить зміни до відомостей, що містяться в Реєстрі, надає декларантам витяги із Реєстру, розміщує інформацію з Реєстру на своєму офіційному веб-сайті та вирішує організаційні питання в процесі ведення Реєстру.
У разі коли об’єкт використовується суб’єктом господарювання (річковим портом (терміналом), який не є власником, а використовує його на інших законних підставах), декларантом щодо такого об’єкта є такий суб’єкт господарювання.