Функції щодо підготовки та формування документів для призначення і виплати одноразової грошової допомоги в органі (установі) покладаються на визначений керівником цього органу (установи) структурний підрозділ (далі - уповноважений структурний підрозділ) у взаємодії з бухгалтерською службою, службою персоналу (кадровим підрозділом), підрозділом державного нагляду за охороною праці, юридичною службою.