На підставі аналізу звітів ЗДУ структурні підрозділи МЗС України за напрямами вносять у межах компетенції пропозиції до проекту службової записки на ім’я Міністра, а також листа на адресу ЗДУ щодо результатів діяльності почесних консулів у звітному році та пріоритетів на наступний за звітним рік і передають їх у паперовій, завізованій керівниками вищезазначених підрозділів, та електронній формах до ДКС.
ДКС готує проект листа та службову записку, які за погодженням із заступником Міністра відповідно до розподілу функціональних обов’язків передаються на підпис Міністру.