Матеріали попереднього розгляду Повідомлення формуються у самостійну групу матеріалів (справу) працівником уповноваженого підрозділу (уповноваженою особою), який (яка) визначений (визначена) відповідальним (відповідальною) за розгляд Повідомлення. До справи долучаються всі документи, які підготовлені в рамках розгляду Повідомлення.
Сформована справа зберігається в уповноваженому підрозділі (уповноваженої особи) протягом трьох років з дня отримання Повідомлення.