Керівник уповноваженого органу визначає структурний підрозділ, відповідальний за прийняття заяв та необхідних документів, підготовку матеріалів на засідання комісії і відшкодування вартості майна.
Заяви реєструються у відповідному журналі за формою, затвердженою Мінсоцполітики.