Формування обсягу витрат управителя повинно ґрунтуватися на таких підходах та принципах:
цілеспрямованість - витрати повинні бути безпосередньо пов’язані з виконанням цілей та завдань, визначених в орієнтовному плані, спрямованих на збереження, відновлення, підвищення ринкової вартості та ліквідності активу;
економічна ефективність - рішення управителя щодо структури та обсягу витрат повинно бути спрямоване на отримання максимального економічного результату (максимізація доходу, мінімізація збитків) при мінімальному обсязі витрачених ресурсів. Застосовується метод порівняльного аналізу ринкових пропозицій (котирувань, тендерних процедур);
обґрунтованість та прозорість - кожна позиція витрат повинна бути підтверджена розрахунками, комерційними пропозиціями, аналітичними висновками, даними маркетингових досліджень або іншими документами, що підтверджують її необхідність та відповідність ринковому рівню цін;
прогнозованість - витрати плануються на певний період (квартал, рік) з урахуванням життєвого циклу активу та етапів виконанні орієнтовного плану;
відповідність - обсяг і структура витрат повинні корелюватися з характеристиками активу (його типом, складністю, місцезнаходженням, ринковою вартістю, технічним станом) та обраною стратегією управління (утримання, розвиток, продаж).