Під час взаємодії суб’єкти системи електронної звітності дотримуються такого порядку:
1) респондент:
заповнює за допомогою програмного забезпечення електронний звіт згідно з інструкцією щодо заповнення відповідної форми статистичної, фінансової та/або іншої звітності, що подається респондентом до адресата;
у разі встановлення адресатом вимог до комплекту звітів (інформації про фіскальні ризики) у звітному періоді формує відповідний пакет звітності (інформації про фіскальні ризики);
накладає кваліфікований електронний підпис на електронний звіт або пакет звітності (інформації про фіскальні ризики) за допомогою засобу кваліфікованого електронного підпису чи печатки посадових осіб:
для фінансової звітності - відповідно до законодавства України у сфері бухгалтерського обліку;
для статистичної та іншої звітності - відповідно до форм такої звітності на паперових носіях інформації;
для інформації про фіскальні ризики - відповідно до Методики;
здійснює шифрування електронного звіту відкритим ключем із кваліфікованого сертифіката відкритого ключа ЦОЕЗ;
здійснює передання пакета звітності:
у разі подання електронного звіту з використанням програмного забезпечення, призначеного для подання електронної звітності, формує та надсилає за допомогою прямого з’єднання чи на електронну пошту ЦОЕЗ транспортне повідомлення із зашифрованим електронним звітом;
у разі подання електронного звіту з використанням електронних носіїв інформації формує та записує транспортне повідомлення із зашифрованим електронним звітом на електронний носій інформації, а також особисто здійснює передання електронного звіту до уповноваженого органу управління;
отримує першу та другу квитанції, розшифровує їх за допомогою особистого ключа респондента, здійснює перевірку кваліфікованого електронного підпису уповноваженого органу управління на квитанціях та зберігає обидві квитанції у власному архіві;
повторно подає електронний звіт, за потреби попередньо скоригувавши його, у разі, якщо респондентом отримано другу квитанцію, яка містить інформацію про неприйняття електронного звіту уповноваженим органом управління до оброблення;
знову подає звіт, за потреби попередньо скоригувавши його, у разі ненадходження першої квитанції та/або другої квитанції, неможливості їх розшифрування або здійснення перевірки кваліфікованого електронного підпису.
Чинним вважається останній електронний звіт, поданий респондентом уповноваженому органу управління до закінчення встановлених строків подання для відповідної форми статистичної та/або фінансової звітності, інформації про фіскальні ризики, за умови, що зазначений електронний звіт було сформовано відповідно до уніфікованого формату, прийнято до оброблення, а респонденту надійшла про це друга квитанція;
2) уповноважений орган управління:
отримує транспортне повідомлення, перевіряє його цілісність та відповідність формату транспортного повідомлення;
розшифровує електронний звіт за допомогою особистого ключа;
перевіряє дійсність кваліфікованого електронного підпису посадових осіб респондента, який накладено на електронний звіт;
перевіряє електронний звіт на відповідність уніфікованому формату;
формує та надсилає першу квитанцію:
у разі подання респондентом електронного звіту з використанням програмного забезпечення, призначеного для подання електронної звітності, формує першу квитанцію, у якій зазначає дату і час отримання електронного звіту, здійснює шифрування першої квитанції відкритим ключем із кваліфікованого сертифіката відкритого ключа респондента та надсилає її на електронну пошту респондента;
у разі подання респондентом електронного звіту з використанням електронних носіїв інформації формує першу квитанцію, у якій зазначає дату і час отримання електронного звіту, здійснює шифрування першої квитанції відкритим ключем із кваліфікованого сертифіката відкритого ключа респондента та надсилає її респонденту у спосіб, яким респондент здійснював електронне звітування;
перевіряє заповнення обов’язкових реквізитів електронного звіту;
здійснює вхідний контроль даних електронного звіту;
формує та надсилає другу квитанцію (у другій квитанції в текстовому форматі зазначаються реквізити одержаного електронного звіту, відповідність електронного звіту уніфікованому формату, результати перевірки кваліфікованого електронного підпису і вхідного контролю, реєстраційний номер, дата, час одержання електронного звіту, дані про відправника квитанції):
у разі подання респондентом електронного звіту з використанням програмного забезпечення, призначеного для подання електронної звітності, формує другу квитанцію, здійснює шифрування другої квитанції відкритим ключем із кваліфікованого сертифіката відкритого ключа респондента та надсилає її на електронну пошту респондента;
у разі подання респондентом електронного звіту з використанням електронних носіїв інформації формує другу квитанцію, здійснює шифрування другої квитанції відкритим ключем із кваліфікованого сертифіката відкритого ключа респондента та надсилає її респонденту у спосіб, яким респондент здійснював електронне звітування;
узагальнює отримані від респондентів звіти (інформацію про фіскальні ризики) та подає до Мінекономрозвитку і Мінфіну зведені електронні звіти та інформацію про фіскальні ризики разом з пояснювальними записками до них.
Для реєстрації в Мінекономрозвитку і Мінфіні зведених електронних звітів відповідно до вимог законодавства з діловодства уповноважені органи управління формують та подають за допомогою засобів, визначених законодавством, лист-повідомлення з інформацією про формування зведеного звіту в базі даних ЕЗ з підтвердженням його відповідності первинним документам.
Мінекономрозвитку опрацьовує зведені електронні звіти уповноважених органів управління, робить відмітку про отримання листа-повідомлення, узагальнює зведені електронні звіти та інформує про це заінтересованих користувачів відповідно до законодавства.
Мінфін опрацьовує інформацію про фіскальні ризики уповноважених органів управління та здійснює заходи, визначені Методикою.
Заінтересовані користувачі отримують доступ до інформації, що зберігається в базі даних, відповідно до їх компетенції, передбаченої законодавством.