У разі коли з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) особа не може подати письмовий запит, його оформлює працівник уповноваженого структурного підрозділу із зазначенням у запиті імені запитувача, поштової адреси або адреси електронної пошти, а також номера засобу зв’язку, якщо такий є, та надає копію запиту особі, яка його подала.