При визначенні строків зберігання видів документів обов’язковим є використання нормативно-правових актів, які встановлюють строки зберігання певних видів галузевих документів, а також типових переліків. Встановлені нормативно-правовими актами та типовими переліками строки зберігання не можна скорочувати, а збільшення таких строків можливе у разі обґрунтування робочою групою практичної потреби в цьому.