Строки зберігання документів визначаються для кожної статті галузевого переліку та диференціюються у межах статті за відповідними ланками установ.
Строк зберігання документів у різних ланках галузевого переліку визначається з урахуванням двох основних критеріїв: значущість інформації, що міститься в документі, та її повторення в інших документах або документах різних установ.