Питання усунення дублетності документів, що містяться в різних фондах, у разі їх надходження до однієї державної архівної установи (архівного відділу міської ради) вирішується шляхом застосування у заголовках літерних позначень, наприклад:
Фінансово-економічні і кон'юнктурні огляди:
а) за місцем складання і затвердження;
б) в інших установах.
Звіти про технічну експлуатацію обладнання:
а) зведені;
б) річні;
в) надіслані підлеглими установами.