Заголовки статей галузевого переліку повинні бути стислими, чіткими, зрозумілими та складатися з елементів, що розміщуються в такій послідовності:
назва виду документа (протоколи, акти, звіти тощо);
питання, що висвітлюється.
У разі наявності кількох видів документів із певної функції, що містять інформацію з одного питання, їх об’єднують із застосуванням терміна «документи», а в дужках наводяться їх основні види. Якщо неможливо перелічити всі види документів, застосовується словосполучення «та інші» або «тощо» (наприклад, «Документи (акти, довідки, специфікації, заявки тощо) про проведення ремонтних та профілактичних робіт»).
У заголовках щодо листування зазначаються питання та кореспонденти. При цьому питання не деталізуються, а найменування кореспондентів зазначаються узагальнено (наприклад, «Листування з банківськими установами з питань емісійно-касової роботи»).