Види документів групуютьcя за кожним розділом, підрозділом галузевого переліку відповідно до функції, під час виконання якої вони були створені. При цьому види документів розміщуються у порядку їх важливості, а саме:
основні документи, що створюються у процесі галузевої діяльності;
листування та облікові документи (картки, журнали, книги, картотеки, бази даних).
Назви видів документів мають відповідати вимогам відповідних нормативно-правових актів.