У процесі підготовки галузевого переліку здійснюється аналіз функцій, що виконують установи кожного виду в галузі, а також порядок їх документування шляхом порівняння з нормативно-правовими актами у сфері діловодства та архівної справи, нормативно-правовими актами державного органу та локальними нормативними документами установ, якими передбачено створення певних видів галузевої документації.