Під час групування установ за ланками визначаються установи - джерела формування Національного архівного фонду (далі - НАФ) та установи, у діяльності яких документи НАФ не створюються, шляхом застосування таких критеріїв:
функціонально-цільове призначення установи;
юридична самостійність установи;
підпорядкованість установи;
повнота відображення інформації установи у фонді іншої установи, зокрема установи вищого рівня.