Галузевий перелік має відповідати таким основним вимогам:
охоплювати документацію певної галузі;
не містити типову документацію, що включена до типових переліків;
мати чітку схему, побудовану з урахуванням конкретних функцій або основних напрямів діяльності установ галузі, що відповідають їх цільовому призначенню;
визначати конкретні строки зберігання певних груп або видів документів, систематизованих за ланками установ галузі, з урахуванням ступеня повторюваності (дублетності) документної інформації;
мати чіткі назви статей, що унеможливлюють різночитання або подвійне тлумачення змісту;
містити чітко сформульовані загальні положення щодо його застосування.