У цьому Порядку терміни вживаються в таких значеннях:
галузевий перелік - перелік видів документів (справ), що створюються під час документування профільної діяльності всіх установ певної галузі, з нормативно встановленими строками їх зберігання;
ланка переліку документів - установа або група установ, що виконують певні функції у межах відповідної галузі, із зазначенням видів документів (справ), що утворюються в їх діяльності, та строків їх зберігання;
статті галузевого переліку - певним чином організовані (згруповані) відомості про види документів (справ) і строки їх зберігання з єдиною наскрізною нумерацією;
схема побудови галузевого переліку - систематизований перелік функцій, що здійснюються установами певної галузі;
типовий перелік - перелік типових видів документів (справ), що створюються під час документування однотипних, загальних для всіх установ управлінських функцій, з нормативно встановленими строками їх зберігання.