Облік громадян, яких особисто приймають посадові особи у структурних підрозділах МКІП, та контроль за дотриманням строків розгляду їх звернень здійснюються працівником, на якого покладено обов’язки з ведення діловодства у відповідному структурному підрозділі МКІП.