Під час особистого прийому громадян сектором організаційного забезпечення діяльності державного секретаря та заступників Міністра адміністративного управління або відділом забезпечення доступу до публічної інформації та звернень громадян управління забезпечення документообігу, контролю та роботи зі зверненнями громадян відомості щодо кожного заявника та інформація про прийняте під час особистого прийому рішення вносяться до Картки особистого прийому заявника за формою, наведеною в додатку 1 до цього Порядку та Журналу обліку особистого прийому громадян у Міністерстві культури та інформаційної політики України за формою, наведеною в додатку 2 до цього Порядку.