Сектором організаційного забезпечення діяльності державного секретаря та заступників Міністра адміністративного управління разом з відділом забезпечення доступу до публічної інформації та звернень громадян управління забезпечення документообігу, контролю та роботи зі зверненнями громадян складаються списки громадян, які виявили бажання потрапити на особистий прийом до керівництва МКІП, та подаються матеріали, викладені у зверненнях громадян, що увійшли до цього списку, для вивчення та опрацювання в структурних підрозділах апарату МКІП відповідно до їх компетенції не пізніше ніж за сім днів до прийому.
За два дні до прийому списки громадян та матеріали щодо їх звернень, які виявили бажання потрапити на особистий прийом, подаються посадовій особі, яка буде здійснювати особистий прийом.