Структурні підрозділи МІП, підприємства та організації, що належать до сфери його управління, надають службову записку за підписом їх керівників про результати опрацювання наданих матеріалів за зверненнями громадян до Сектору не пізніше ніж за три робочих дні до прийому.
За два робочих дні до прийому списки громадян, які виявили бажання потрапити на особистий прийом, подаються посадовій особі, яка здійснюватиме особистий прийом.