Для попереднього запису на особистий прийом до посадових осіб Комісії працівник ЗВ, який проводить попередній запис, з'ясовує прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання громадянина, номер його контактних телефонів, суть порушеного питання, до яких посадових осіб чи органів державної влади він звертався і яке було прийнято рішення. При цьому визначається посадова особа чи орган державної влади, до компетенції яких належить вирішення питання, вивчаються документи, інші матеріали, що подаються громадянином для обґрунтування своєї заяви (клопотання), скарги або пропозиції (зауваження).