Під час попереднього запису громадян на особистий прийом до керівництва Держархбудінспекції України з'ясовуються прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання громадянина, зміст порушеного питання, до яких посадових осіб чи органів державної влади він звертався і яке було прийнято рішення, визначається структурний підрозділ Держархбудінспекції України, до компетенції якого належить питання, вивчаються документи, інші матеріали, що подаються громадянами для обґрунтування своїх заяв (клопотань), скарг або пропозицій (зауважень).
Не допускається з’ясування відомостей про особу громадянина, що не стосуються його звернення.
Якщо розв'язання питання, з яким звернувся громадянин, не належить до функціональних повноважень першого заступника Голови чи заступника Голови, громадянин має право повторно звернутися на особистий прийом до керівництва Держархбудінспекції України відповідно до розподілу функціональних повноважень.