Командир військової частини (підрозділу), особовий склад якої захопив військовополонених, організовує їх первинну реєстрацію, яка проводиться відразу після потрапляння в полон, коли це стає можливим з урахуванням інтенсивності бойових дій.
Первинна реєстрація оформляється шляхом складення поіменного списку (додаток 3). Той, хто здійснює реєстрацію, зобов'язаний довести до військовополонених їхній статус, права, обов'язки і правила поводження зрозумілою для них мовою.
Під час первинної реєстрації один примірник поіменного списку, підписаний особою, що його склала, залишається в підрозділі, який захопив військовополонених, а інший надається представникам Служби правопорядку з метою організації супроводження військовополонених до табору або дільниці. Копія поіменного списку надсилається до Об'єднаного центру з координації пошуку та звільнення військовополонених, незаконно позбавлених волі осіб внаслідок агресії проти України, та Національного інформаційного бюро.
Військовополоненим надається можливість заповнення картки-повідомлення про взяття в полон, форма якої наведена в додатку 2 до Порядку здійснення заходів щодо поводження з військовополоненими в особливий період, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 17 червня 2022 року № 721, яка заповнюється у двох примірниках, двома (трьома) мовами, зокрема мовою військовополоненого та мовою держави, яка тримає його в полоні.
Якщо військовополонені неосвічені або тяжко поранені, та не можуть заповнити картки-повідомлення про взяття в полон самостійно, то такі картки мають бути заповнені іншими військовополоненими, представниками Міжнародного комітету Червоного Хреста або, як виняток, представниками військової частини (підрозділу), особовий склад якої захопив військовополонених, чи Служби правопорядку.
Картка-повідомлення про взяття в полон не пізніше 7 діб з моменту потрапляння в полон надсилається штабом військової частини до Об'єднаного центру з координації пошуку та звільнення військовополонених, незаконно позбавлених волі осіб внаслідок агресії проти України, та Національного інформаційного бюро, яке в свою чергу забезпечує її невідкладну передачу до Центрального агентства з розшуку Міжнародного комітету Червоного Хреста.