Реєстраційний індекс запиту на інформацію фізичної особи (об’єднання громадян без статусу юридичної особи) складається з початкової літери прізвища
запитувача (для колективних — «КО»), порядкового номера запиту, року надходження та «ЗПІ».
Наприклад: О-180/25-ЗПІ, де О — початкова літера прізвища запитувача, 180 — порядковий номер запиту, 25 — рік надходження, ЗПІ — запит на інформацію.
Реєстраційний індекс запиту на інформацію юридичної особи або від організації складається з індексу виду отримання запиту на інформацію, його порядкового номера та року надходження, «ЗПІ».
Наприклад: ЮР-180/24-ЗПІ або ОРГ-180/24-ЗПІ, де ЮР та ОРГ — індекс виду запиту на інформацію, 180 — порядковий номер, 24 — рік надходження, ЗПІ — запит на інформацію.
Під час реєстрації запитів на інформацію, що надійшли під час особистого прийому, до РКК вноситься відповідна інформація про спосіб отримання документа.