Під час запису на особистий прийом з’ясовуються прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності) громадянина, визначається зміст порушеного питання та належність цього питання до компетенції Фонду, місце проживання громадянина, до яких посадових осіб чи органів державної влади він звертався і яке було прийнято рішення, посадова особа чи орган державної влади, до компетенції якої (якого) належить вирішення порушеного питання, вивчаються документи, інші матеріали, що подаються заявником для обґрунтування свого звернення, а також зручний спосіб зворотної комунікації (засобами телефонного, електронного або поштового зв’язку). Не допускається з’ясування відомостей про особу громадянина, якщо такі відомості не стосуються звернення.