Відповідальний структурний підрозділ апарату Держрибагентства складає списки громадян, які виявили бажання потрапити на особистий прийом до керівництва Держрибагентства, та подає матеріали, викладені у зверненнях громадян, що увійшли до цього списку, для вивчення та опрацювання до структурних підрозділів Держрибагентства, територіальних органів, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери його управління, відповідно до їх компетенції не пізніше ніж за сім днів до прийому.
Структурні підрозділи Держрибагентства, територіальні органи, підприємства, установи та організації, що належать до сфери його управління, надають пропозиції за підписом їх керівників або осіб, на яких покладено виконання їх обов’язків, про результати опрацювання наданих матеріалів за зверненнями громадян до відповідальної посадової особи не пізніше ніж за три дні до прийому.
За два дні до прийому списки громадян, які виявили бажання потрапити на особистий прийом, та матеріали стосовно таких звернень подаються відповідальній посадовій особі, яка здійснюватиме особистий прийом.