Працівник відповідального підрозділу, який проводить запис на особистий прийом, повинен з’ясувати прізвище, власне ім’я, по батькові (у разі наявності), місце проживання громадянина, який звернувся на прийом, його контактний номер телефону, чи відомості щодо інших засобів зв’язку з ним, чи має громадянин право на позачерговий прийом, зміст порушеного питання, наявність звернень до інших посадових осіб чи державних органів з цього питання і яке було прийнято рішення, визначає посадову особу, до компетенції якої належить вирішення питання, порушеного заявником, здійснює попередній розгляд документів, інших матеріалів, що подаються громадянином для обґрунтування своєї заяви (клопотання), скарги або пропозиції (зауваження).