Картки обліку особистого прийому громадян, письмові звернення, подані під час особистого прийому, передаються до відповідального структурного підрозділу, до компетенції якого входить питання реєстрації звернень громадян, відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 (зі змінами).