Відповідальний структурний підрозділ складає списки громадян, які виявили бажання потрапити на особистий прийом до керівництва Держархбудінспекції, та подає матеріали, викладені у зверненнях громадян, що увійшли до цього списку, для вивчення та опрацювання у структурних підрозділах апарату Держархбудінспекції відповідно до компетенції не пізніше ніж за сім робочих днів до прийому.
Структурні підрозділи апарату Держархбудінспекції надають довідку за підписом керівника про результати опрацювання наданих матеріалів за зверненнями громадян до відповідального структурного підрозділу не пізніше ніж за три робочих дні до прийому.
За два дні до прийому списки громадян, які виявили бажання потрапити на особистий прийом, та матеріали щодо їх звернень подаються посадовій особі, яка здійснюватиме особистий прийом.