У записі на особистий прийом може бути відмовлено з підстав, передбачених статтями 5, 8, 17 Закону України «Про звернення громадян».
Повторний прийом громадян з питань, які вже розглядалися посадовими особами Держархбуд-інспекції, проводиться у разі, якщо питання, порушене в першому обґрунтованому зверненні, не було вирішене по суті.
Про відмову в записі та причини відмови громадянинові надаються відповідні роз’яснення.