Структурний підрозділ міністерства, відповідальний за організацію особистого прийому, складає списки громадян, які виявили бажання потрапити на особистий прийом до керівництва Міндовкілля, та подає матеріали викладені у зверненнях громадян, що увійшли до цього списку, для вивчення та опрацювання до самостійних структурних підрозділів Міндовкілля та центральних органів виконавчої влади, діяльність яких спрямовується і координується Кабінетом Міністрів України через Міністра захисту довкілля та природних ресурсів України, відповідно до їх компетенції не пізніше ніж за дві доби до прийому.
Самостійні структурні підрозділи Міндовкілля та центральні органи виконавчої влади, діяльність яких спрямовується і координується Кабінетом Міністрів України через Міністра захисту довкілля та природних ресурсів України, надають інформацію за підписом їх керівників про результати опрацювання наданих матеріалів за зверненнями громадян до структурного підрозділу міністерства, відповідального за організацію особистого прийому, не пізніше ніж за добу до прийому.
За добу до проведення особистого прийому списки громадян, які виявили бажання потрапити на особистий прийом, подаються посадовій особі, яка здійснюватиме особистий прийом.